Introducción

La archivística es el conjunto de principios teóricos y prácticos que se utilizan para la gestión de documentos, desde su creación hasta su conservación y acceso a largo plazo. Se centra en garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

En cuanto al documento electrónico, nos referimos a aquellos que se crean, almacenan y utilizan en formato digital. Pueden ser documentos de texto, imágenes, vídeos, correos electrónicos, entre otros. Los documentos electrónicos presentan características especiales en comparación con los documentos en formato físico, como la facilidad de reproducción, transmisión y almacenamiento, así como la necesidad de medidas adicionales para garantizar su autenticidad, integridad y conservación a largo plazo.

La archivística se ha adaptado a los desafíos planteados por la gestión de documentos electrónicos, desarrollando nuevas estrategias y herramientas para su organización, descripción, preservación y acceso. Esto incluye la implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos (GED), la definición de estándares de metadatos para la descripción de documentos electrónicos, la adopción de políticas de preservación digital y la consideración de aspectos legales y éticos relacionados con la gestión de documentos electrónicos.

Entonces con la incorporación de las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) dentro de los sistemas de gestión documental de las instituciones, los documentos electrónicos, pasan a ser objeto de estudio y producto de las diversas actividades administrativas, por la importancia y tipo de información que contienen.

En resumen, la archivística es fundamental para la gestión efectiva de los documentos electrónicos., ya que, proporciona las pautas y los marcos conceptuales necesarios para su adecuada gestión y preservación.

Por eso el presente curso de capacitación, busca formar al archivero y el personal qué desempeña funciones en los archivos, en el desarrollo de herramientas que les permitan trabajar con documentos electrónicos y digital, y a la vez para estar a la altura de los nuevos desafíos de los procesos actuales y emergentes en la archivística.

La fundamentación del uso de documentos digitales y electrónicos se basa en varios aspectos. A continuación, proporcionaré algunos puntos clave:

• Eficiencia y ahorro de recursos:

El uso de documentos digitales y electrónicos permite agilizar los procesos de creación, envío, almacenamiento y búsqueda de información. Al eliminar la necesidad de documentos físicos, se reducen los costos asociados a la impresión, el almacenamiento físico y el transporte. Además, se evita la pérdida o deterioro de documentos físicos.

• Acceso y disponibilidad:

Los documentos digitales y electrónicos son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se tenga acceso a la tecnología necesaria. Esto facilita la colaboración y el intercambio de información, ya que varios usuarios pueden acceder y trabajar en un mismo documento de forma simultánea.

• Seguridad y autenticidad:

La firma digital y otros mecanismos de seguridad garantizan la autenticidad e integridad de los documentos digitales y electrónicos. Estos mecanismos permiten verificar la identidad del emisor, asegurar que el contenido del documento no ha sido alterado y proporcionar un registro de las acciones realizadas sobre el documento.

• Sostenibilidad y cuidado del medio ambiente:

Al reducir la necesidad de papel y otros recursos físicos, el uso de documentos digitales y electrónicos contribuye a la reducción del impacto ambiental. Esto incluye

la conservación de recursos naturales, la disminución de la emisión de gases de efecto invernadero y la reducción de residuos generados por la impresión y eliminación de documentos físicos.

Estos son solo algunos de los fundamentos del uso de documentos digitales y electrónicos. Cada vez más organizaciones y gobiernos adoptan estas prácticas debido a los beneficios que ofrecen en términos de eficiencia, accesibilidad, seguridad y sostenibilidad.

Objetivos generales:

• Definir documento electrónico y digital y su entorno de aplicación.
• Valorar los documentos electrónicos como evidencias y pruebas legales, contables, administrativas.
• Conocer las características de los documentos digitales y electrónicos.
• Conocer y distinguir las tipologías de los documentos digitales y electrónicos
• Analizar la legislación Argentina sobre los documentos electrónicos y
• Concientizar sobre las ventajas de las nuevas prácticas de la gestión documental electrónica.

  Destinatarios: Para los profesionales Archivólogos, Bibliotecólogos, estudiantes de carreras afines, personal que se desempeña en los Archivos y público en general.

El contenido del curso :

Contará con 4 módulos a los cuáles desarrollarán los siguientes contenidos.

Módulo 1:

1.1- El documento electrónico. Concepto. Características. Tipología

1.2 –El documento Digital. Concepto. Características. Tipología

1.3- Diferencias entre Documento Electrónico y Documento digital.

Módulo 2:

2.1-     La     digitalización    de     documentos:    Recomendaciones.    Manuales    de procedimiento    para digitalizar. Captura de imágenes y metadatos.

2.2 Finalidades de la digitalización.

2.3- Firma digital.

2.4- Certificados digitales.

 Módulo 3:

3.1- Estrategias para preservación y conservación digital.

3.2- Políticas de cuidado y mantenimiento de documentos digitales.

Módulo 4:

4- Legislación sobre documentación electrónica y digital.

Duración: 2 meses, 9 clases de 1 vez por semana de 2 horas. En modalidad virtual (mediante la plataforma de meet)

CONDICIONES E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICAS NECESARIA E INDISPENSABLES PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES.

✔ Una PC     y/o notebook con sistema operativo Window 7 Ultimate (como mínimo).

✔ Conexión fluida a internet, wifi

✔ Uso de la red para compartir archivos online.

Capacitadora : Técnica Profesional Archivera Gabriela Alejandra Ávila.